Assistant/e du Conseiller de coopération et Directeur

Institut français d’Argentine (IFA)

Domaines d’activité : Assistante de direction
Rémunération : Base 2210 USD mensuel brut (Niveau 3 échelon 1 de la grille de l’IFA), montant réel 884 USD mensuels brut car poste à 40%.
Poste à temps partiel (40% - 16 heures hebdomadaires,  jeudi et vendredi de 9h-18).
Contrat à durée déterminée d’un an, renouvelable.
Date de début : idéalement 1 juillet 2024

Définition synthétique

Activités principales

- Préparation et suivi de l'agenda, traitement des demandes de rendez-vous.

- Coordination avec les secteurs des notes de préparation pour les rdv, ordre du jour et compte-rendu des réunions de service, à envoyer aux participants selon la modalité de réunion, agenda spectacles. 

- Agenda Ambassadeur: coordination avec les secteurs des demandes d'événements à l'ambassade (petits déjeuners, déjeuner et réceptions), préparation des listes d'invités pour les évènements à l'ambassade et suivi des envois électroniques en coordination avec la secrétaire sociale de l'ambassadeur et le service concerné,  préparation des listes demandées par l'ambassadeur, coordination avec le bureau de l'ambassadeur de l'agenda de notre domaine d'activité qui le concerne et, en concertation avec le COCAC et les secteurs, préparation des notes de présentation et des discours.

- Missions : préparation et mise en place des missions du COCAC en Argentine et en France (billets, programme et notes si besoin est), préparation et mise en place des programmes des missionnaires qui viennent en Argentine.

- Administratif : frais de réception du COCAC, assurer le tuilage lors des changements des COCAC, faciliter, en cas de besoin, la compréhension mutuelles entre français et argentins à propos des différents modes de travail et de gestion de chacun, apporter un avis ou conseil sur différents sujets, à la demande du COCAC, remplacement du binôme en cas d’absence ou congés.