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Adjoint au Secrétaire général

Chargé des questions administratives

Adjoint au Secrétaire général de l’Institut français d’Argentine (IFA), chargé des questions administratives


Domaines d’activité : administration, budget, comptabilité, finances, fonctionnement général du service, gestion du personnel.
Rémunération : 2240 USD (brut) – Niveau 3, échelon 1 de la grille de l’IFA

définition synthétique

. Sous l’autorité du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC)/Directeur de l’IFA et la responsabilité du Secrétaire général (SG), l’adjoint au SG chargé des questions administratives déploie son activité dans trois domaines principaux : un pilier comptable, budgétaire et financier (binôme de l’adjoint au SG chargé des questions comptables) ; un pilier administratif et ressources humaines ; un pilier logistique et d’appui sur les questions de sécurité.

. Il est en relation avec les administrations argentines pour les principales démarches administratives.

. Il participe également à la gestion des ressources humaines et au fonctionnement général du service et il suit les questions immobilières en lien étroit avec le Secrétariat général de l’Ambassade (SGA) et le Consulat général.

 

activités principales

PILIER COMPTABLE, BUDGETAIRE ET FINANCIER

-        Responsabilités comptables, budgétaires et financières :

. Saisie de la programmation budgétaire du Service de coopération et d’action culturelle (SCAC) et de ses mouvements en gestion (mi-gestion et budgets rectificatifs) avec les outils informatiques PRISME et CROCUS (logiciels internes de gestion budgétaire) ;

. Saisie de la programmation de l’IFA et de ses mouvements en gestion (budgets rectificatifs) sous CROCUS ; opérations comptables (création de tiers, engagements juridiques, demandes de paiement, titres de recette, etc…) sous ELAP (logiciel interne de gestion comptable).

. Binôme de l’adjoint au SG chargé des questions comptables.

 

PILIER ADMINISTRATIF ET RESSOURCES HUMAINES 

-        Responsabilités administratives (en lien étroit avec le SGA) :

Il est l’un des trois fondés de pouvoir pour représenter l’IFA vis-à-vis des autorités argentines.

Chancellerie argentine :

Franchises diplomatiques, visas, renouvellement du site internet.

AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) :

Démarches pour la récupération de la TVA, présentation et signatures des notes administratives.

Dirección Nacional de Migraciones :

Signature des contrats de travail des agents non-argentins.

Dirección Nacional de Aduanas :

Présentation des notes ; accompagnement des transitaires ; démarches pour l’arrivée et le départ de matériel.

 

-        Gestion des ressources humaines:

. Démarches vis-à-vis des avocats conseils et autorités légales

. Gestion administrative des agents de droit local (préparation des contrats de travail, avenants, demandes de congés, inscription ART (Aseguradora riesgos del trabajo), couverture médicale, etc..

. Suivi des horaires du personnel.

. Organisation des élections des représentants du personnel.

 

-        Suivi administratif des établissements Agence pour l’enseignement français à l’étranger (AEFE) et des Alliances françaises (AF) :

. Suivi de l’ensemble des dossiers concernant les personnels expatriés et résidents des établissements de l’AEFE (Lycée franco-argentin Jean Mermoz et Collège franco-argentin Adrienne Bolland) et AF ;

. Transmission des documents entre les différentes entités.

 

PILIER LOGISTIQUE ET D’APPUI SUR LES QUESTIONS DE SECURITE

-        Fonctionnement général du service :

. Assurer le suivi de l’entretien du bâtiment sous la responsabilité du SG, et en lien avec le SGA  (approvisionnement, entretien, réception des fournisseurs notamment) 

. Demande de devis et achat de matériel : mobilier, sonorisation, informatique, etc..

. Utilisation du service de la valise diplomatique, en lien avec l’Ambassade.

. Coordonner avec l’Ambassade les besoins de transport professionnel du personnel et des invités.

. Point de contact du spécialiste des systèmes d’information et de communication de l’Ambassade en ce qui concerne l’équipement et la maintenance informatique.

. Suivi des questions de sécurité avec le COCAC/Directeur et le SG

 

Formation et compétences

Formation en Gestion – Comptabilité

Connaissances en droit du travail argentin

Excellent maitrise de l’espagnol. Bonne connaissance du français.

Outils bureautiques : Word et Excel en particulier

 

 

Envoyez votre candidature par e-mail (documents en pièce jointe du courriel et non pas par le biais de plateformes de téléchargement ou de stockage (type Google drive ou autres) avec :

-          CV,
-          Lettre de motivation.

Au Secrétariat général de l’Institut français d’Argentine :

-          avec la référence « IFA – SGA »
-          à l’adresse mail :    ifa.buenos-aires-amba@diplomatie.gouv.fr

Date limite pour la réception des candidatures: mardi 15 novembre 2022 à 17h, heure d’Argentine.

Recrutement au 1er décembre 2022.

-          Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas pris en compte lors de la sélection.

-          Les candidats non ressortissants argentins doivent déjà résider régulièrement en Argentine et disposer d’un permis de séjour et de travail valide.

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